Kaizen Nedir?

Kaizen nedir sorusunu iş verimliliğini arttırmak isteyenler sıklıkla soruyor. Özellikle günümüz dünyasında piyasanın büyümesi ve global pazar haline gelmesi iş işleyişini de arttırmış durumda. Bu bakımdan da müşterilere yüksek kalite sunmak gerekirken aynı zamanda düşük maliyet de oluşturulmalıdır. Aynı zamanda sunum yani hizmet kalitesi de büyük önem taşıyor.

Tüm bunlar küçük işletmelerden büyük işletmelere kadar tüm işletmelerde ortak bir sorun olarak öne çıkıyor. Özellikle eskiden alanında isim yapmış başarılı şirketler de günümüz koşullarına uyum göstermeyi işlerini sürdürülebilir hale getirmek açısından önemsiyor. Bu durumda ise Kaizen felsefesini uygulamak yararlı olabiliyor.

Kaizen Tanımı Nedir?

Kaizen tanımı itibariyle daha iyi değişim anlamına gelmektedir. Japonca kai yani değişim ve zen “daha iyi” sözcüklerinin birleşiminden ortaya çıkan bu ifade daha iyiye gelişmek, yol almak, sürekli olarak iyileşme anlamı taşımaktadır. Değişime odaklanmayı, küçük ama etkili adımlar atmayı, özel ve sosyal yaşamı sürekli olarak geliştirme aşamasına dayanmış olan Kaizen, tüm bu özellikleri ile birlikte yaşam felsefesinin etkili bir dışavurumu olmayı başarmaktadır.

Aslında Kaizen anlayışı sadece iş yaşamı için değil, günlük yaşamda karşılaşılan her şey için uygulanabilir. Mevcut durumda kalanlar ne yaparlarsa yapsınlar ya ilerlemeyecek ya da sürdürülebilir hale gelemeyeceklerdir. İnsanın sürekli olarak değişim içinde olması kendisini geliştirdiği gibi aynı zamanda yapmakta olduğu şeyi de iyileştirecektir.

Kaizen Nasıl Uygulanır?

Kaizen uygulanması açısından bütünlüklü ve sistematik bir şekilde ilerlemeyi savunmaktadır. Bu kapsamda da öncelikli olarak standart olanın aşılmasını hedefler. Sözlük anlamına bakıldığında standart belirli ölçülerde olan, tek biçim örnek olarak kabul edilir. İş yaşamında bu durum ise çalışanların işlerini sürekli olarak doğru olarak yapmayı içeren anlayış bütünüdür.

İşletmeler için standart kavramı;

• İş tanımının sürekli hale getirilmesini,
• İşlemlerin herkes tarafından doğru ve eksiksiz olarak yapılmasını,
• İşlem süresinin ve aynı zamanda yükünün de ölçülmesini, işlerin de ne şekilde dağıtılacağını,
• Kayıp, dalgalanma, mevcut sorunların giderilme anlayışının,
• Mevcut seviyenin olduğu gibi devam ettirilmesini,
• Bilginin birimler arasında eşit olarak pay edilmesini,
• Organizasyonun da doğru ve eksiksiz olarak devam ettirilebilmesini,
• Bireysel uzmanlık alanlarının da çeşitli iş dağılımları ile başka çalışanlara verilmesini,
• Deneyimlerin de sonraki kuşaklara aktarılarak olduğu gibi sürdürülmesini içerir.

Kaizen ise yine belirli bir standardın korunak sürekli olarak değişimi hedefler. Bu kapsamda standartlar her zaman daha iyi hale getirilir ve gerektiğinde de standartlar değiştirilebilir. Standartlar bakıldığında kemikleşmiş anlayışına dönüşmüşse ki bir süre sonra standartları yenilemediğinde her işletmenin başına gelecek olan budur, bu durumda standartların yenilenmesi ve yeni bir anlayışa kavuşturulması gerekir. Standartların değişmesi demek işleyişin de daha iyi hale gelmesi demek olacağından sürekli iyileşme de kalıcı hale gelir. Standartların değiştirilmesi için yenilik kavramı da Kaizen için önemli bir yer tutar. Bu yüzden Kaizen uygulamak için öncelikle standartlar belirlenmeli ve bu standartların aşılması, geliştirilmesi için nelerin yapılması gerektiği üzerinde durulmalıdır.

Kaizen’de Yenilik Anlayışı

Kaizen doğru yenilik anlamı taşır ve mevcut durumun kişileri ya da işleri kötüleştireceği varsayımına dayanır. Ancak doğrudan yenilik yapıldığında bu istenilen sonuçları yaratmaz. Bu bakımdan Kaizen ve yenilik iki farklı kavram olarak öne çıkar. Şirketlerde her yenilik, Kaizen’in uygulanması anlamına gelmez. Bu yüzden yenilik ve Kaizen farkının da ortaya koyulması gerekir;

• Kaizen her şeyden önce insan odaklıdır, yenilik ise para odaklıdır.
• Kaizen herkesin katılımını sağlar, yenilik ise belirli kişiler ya da bölümlerle kısıtlıdır.
• Kaizen küçük yatırımlar gerektirirken yenilik büyük yatırımlar ister.
• Kaizen sürekli ve düzenli haldedir, yenilik ise sürekli olarak tekrar ister.

Kaizen içinde yeniliği barındırır. Bu yüzden işletmeler için sadece yenilik yapmak yerine Kaizen gibi bir anlayışı hayata geçirmek çok daha verimli sonuçlar alınmasını sağlayacaktır. Özellikle günümüz piyasasında yüksek maliyetler ile yenilikler yapmak çok büyük sorunlara yol açabileceği için Kaizen’in uygulanması çok daha avantajlı sonuçlar yaratacaktır.

Kaizen Uygulama Adımları Nelerdir?

Kaizen uygulamak için öncelikle üst yönetimin rolü önemlidir. Kaizen başlatıldığında ise etkilerini görebilmek için sonuna kadar devam ettirilmelidir. Başarılı bir şekilde yürütülecek olan Kaizen programı için şirket kültürüne kalıcı olarak etki yaratmak söz konusu olacaktır. Yönetim bu açıdan kararlı ve disiplinli şekilde bu programın devamlılığına önem vermeli ve sağlamalıdır. İyi bir başlangıç ile çalışanlar da etkilenmeli ve tam desteklerinin de alınması için doğru inanç oluşturulmalıdır. Çalışanlar şayet takip edilecek programa inanmadığında bu duruma etki etmesi için gerekli motivasyon yöneticiler tarafından sağlanmalıdır.

Bir uygulama başlatıldığında şayet başarılı olmuyorsa bu durumda ikinci deneme aşamasına geçilmelidir. Özellikle Kaizen’i uygulamaya geçirmek inanç ve güven ister. Çalışanlar bu konuda eksiklik hissediyorsa bunu hayata geçirmek pek olanaklı olmayacaktır. Bu yüzden de Kaizen hazırlıkları yapılmalıdır;

• Kaizen eğitimi öncesinde üst, orta ve alt yönetim kadroları net olarak belirlenmelidir.
• Yönetim danışmanı ile birlikte yol haritası oluşturulmalı ve kaynak sağlayarak da doğru şekilde yön verilmelidir.
• Veri toplama sisteminin de iyi şekilde çalışmasına öncelik tanınmalıdır.

Doğru veriler ile hareket edilmeli ve bunun için de veri toplama sisteminin zayıf ya da güçsüz olduğu durumlarda sistem hayata geçirilmelidir. Kaizen için temel etmenler; planlamak, uygulamak, kontrol etmek ve önlem almak üzerinde oluşur. Bu yüzden her şirketin dinamikleri farklı olabileceği için şirketteki en büyük sorunların ve mevcut standart uygulamaların üstesinden gelinmelidir.

İyileştirmenin öncelikli olduğu alana karar verilerek rakip analizi yapılarak bu alanda ne türden bir iyileştirmenin hayata geçirileceği üzerinde karar kılınır. Bunun sonrasında ise planlama, uygulama, kontrol ve önlem dahilinde iş tanımı üzerinde iyileştirmeler sağlanır. Bunların hayata geçirilmesi için ise şirketlerin Kaizen eğitimi veren yerlerden destek almaları önerilir.

Kaizen nedir gibi benzer yazılarımızı okumak ister misiniz?